Privacybeleid

Onderneming

De Omgevingsverbinder B.V., handelend onder de naam Bewonersbrief.nl

Adres

Vlaardingweg 62, 3044 CK Rotterdam

Contactpersoon privacy

Rick van der Vliet

E-mail voor privacyvragen

privacy@bewonersbrief.nl

Telefoon

085 303 52 99

Wij drukken en bezorgen bewonersbrieven, en wij bieden het platform Bewonersbrief.nl waarmee opdrachtgevers die bezorgingen aanvragen en volgen. Deze verklaring gaat over alle persoonsgegevens die daarbij door onze handen gaan.

Dat onderscheid bepaalt bij wie je moet zijn met een vraag over je gegevens, dus we zeggen het meteen.

Wij zijn verwerkingsverantwoordelijke voor de gegevens van onze eigen klanten en hun contactpersonen, voor onze eigen medewerkers en bezorgers, en voor iedereen die contact met ons opneemt. Wij bepalen dan zelf waarvoor die gegevens worden gebruikt.

Wij zijn verwerker voor de gegevens die in een opdracht zitten: het verspreidingsgebied, de adressen die daarbinnen vallen en de inhoud van de brief. Onze opdrachtgever, vaak een gemeente, aannemer of woningcorporatie, bepaalt wat er wordt bezorgd en aan wie. Wij voeren dat uit en gebruiken die gegevens nergens anders voor. Ben je bewoner en heb je een vraag over een brief die je hebt ontvangen, neem dan contact op met de afzender die op de brief staat; kom je er niet uit, dan helpen wij je op weg.

Met opdrachtgevers sluiten wij een verwerkersovereenkomst waarin staat wat wij met die gegevens mogen doen, hoe wij ze beveiligen en wanneer ze worden verwijderd.

Er zijn drie groepen, en voor elke groep verwerken wij andere gegevens:

• Opdrachtgevers en hun contactpersonen: iedereen met een account op Bewonersbrief.nl of die per e-mail of telefoon een bezorging aanvraagt;
• Bewoners en bedrijven op een bezorgadres: de ontvangers van de brieven die wij bezorgen;
• Onze medewerkers en bezorgers: iedereen die met onze bezorgapp werkt.

Van opdrachtgevers en contactpersonen:

• naam, e-mailadres en telefoonnummer;
• bedrijfsnaam, KVK-nummer en factuuradres;
• inloggegevens van het account, waaronder een versleuteld wachtwoord;
• de bezorgingen die je hebt aangevraagd, met gebied, aantallen, data en het bestand van de brief;
• berichten, klachten en bijlagen die je ons stuurt;
• facturen en betaalgegevens.

Van bewoners en bedrijven op een bezorgadres:

• het adres zelf: straat, huisnummer, postcode en plaats. Die halen wij uit het openbare Basisregistratie Adressen en Gebouwen (BAG) op basis van het gebied dat de opdrachtgever intekent;
• levert de opdrachtgever zelf een adressenlijst aan, dan kan die ook namen bevatten. Wij gebruiken die uitsluitend om te bezorgen;
• meldingen over een adres, bijvoorbeeld dat een brievenbus niet bereikbaar was.

Van medewerkers en bezorgers:

• naam, contactgegevens en inloggegevens;
• de opdrachten die zijn toegewezen en de tijden van starten, pauzeren en afronden;
• de gelopen route tijdens een bezorging, vastgelegd met GPS in de bezorgapp;
• foto’s van het drukwerk die vóór de start worden gemaakt.

De wet vraagt per doel een grondslag. Dit zijn de onze:

• Een bezorging aannemen, uitvoeren en afronden: noodzakelijk voor de uitvoering van de overeenkomst met de opdrachtgever;
• Een account beheren en je toegang geven tot je bezorgingen: uitvoering van de overeenkomst;
• Contact houden over een lopende opdracht, en vragen en klachten behandelen: uitvoering van de overeenkomst, en ons gerechtvaardigd belang bij een goede afhandeling;
• Aantoonbaar maken dat er juist en op tijd is bezorgd, onder meer met de GPS-registratie: ons gerechtvaardigd belang en dat van de opdrachtgever bij controleerbare uitvoering, en bij contracten met de overheid ook een verplichting uit dat contract;
• Factureren en onze administratie voeren: een wettelijke plicht;
• Het platform beveiligen, misbruik voorkomen en storingen oplossen: ons gerechtvaardigd belang bij een veilige dienst;
• De dienst verbeteren op basis van hoe hij wordt gebruikt: ons gerechtvaardigd belang.

Wij gebruiken persoonsgegevens niet voor reclame en verkopen ze aan niemand.

Wij nemen geen besluiten over personen op basis van uitsluitend geautomatiseerde verwerking. Het platform rekent wel dingen uit, bijvoorbeeld hoeveel adressen in een gebied vallen of een bezorging op schema ligt, maar de beslissingen die daarop volgen neemt altijd een mens.

Wij hanteren de volgende termijnen:

• De gelopen bezorgroute van een bezorger: zeven jaar na de bezorging. Daarna verwijdert het platform die automatisch;
• NAW- en contactgegevens: tot zeven jaar na onze laatste correspondentie;
• Communicatie, vragen, opmerkingen en klachten: tot zeven jaar na onze laatste correspondentie;
• Facturen en administratie: zeven jaar, omdat de belastingwetgeving ons daartoe verplicht.

Het dossier van een uitgevoerde bezorging bewaren wij langer. Daarin staan het ordernummer, het gebied, de aantallen, de data en wie de opdracht gaf. Wij hebben dat nodig om achteraf te kunnen laten zien wat wij wanneer hebben gedaan, ook als een klant zijn account laat verwijderen: de opdracht is dan uitgevoerd en de administratie eromheen blijft bestaan. Verwijder je je account, dan kun je niet meer inloggen en halen wij je e-mailadres en telefoonnummer uit het account weg; je naam blijft bij de opdrachten staan die wij voor je hebben uitgevoerd.

Adressen uit het BAG-register zijn openbare gegevens die wij als naslagbestand aanhouden; die zijn niet aan één opdracht gebonden.

Wij verkopen of verhuren persoonsgegevens niet. Wij delen ze alleen met wie ze nodig heeft om de bezorging uit te voeren:

• de opdrachtgever van de betreffende bezorging, en niemand anders: een opdracht van de ene klant is niet zichtbaar voor de andere;
• de bezorger die de route loopt, en de captain die het team aanstuurt;
• onze eigen medewerkers, alleen voor zover zij het voor hun werk nodig hebben.

Daarnaast werken wij met leveranciers die gegevens voor ons verwerken. Met hen hebben wij afspraken over beveiliging en geheimhouding vastgelegd:

• DigitalOcean: hosting van het platform en opslag van bestanden, binnen de EU;
• Jortt: onze boekhouding en het versturen van facturen;
• Google: het versturen van e-mail, inloggen met een Google-account, kaartmateriaal in de besteltool en pushberichten in de bezorgapp (Firebase);
• Microsoft: inloggen met een Microsoft-account;
• Cloudflare: de controle op formulieren die spam en misbruik tegenhoudt;
• de Kamer van Koophandel: het opzoeken van bedrijfsgegevens bij registratie;
• drukkerij Magneet Communicatie: alleen wanneer wij drukwerk uitbesteden.

Verder verstrekken wij gegevens alleen aan derden als de wet ons daartoe verplicht, bijvoorbeeld op een rechtmatig verzoek van een bevoegde autoriteit, of wanneer dat nodig is om fraude of misbruik te onderzoeken.

Het platform en onze bestanden staan op servers binnen de Europese Unie. Een aantal van onze leveranciers is Amerikaans, namelijk Google, Microsoft en Cloudflare, waardoor gegevens buiten de Europese Economische Ruimte terecht kunnen komen.

Die doorgifte steunt op het adequaatheidsbesluit van de Europese Commissie voor het EU-VS Data Privacy Framework, en waar dat niet van toepassing is op de modelcontractbepalingen van de Europese Commissie. Wil je weten welke gegevens dat precies betreft, dan vertellen wij je dat op verzoek.

Onze bezorgers werken met een app die tijdens een bezorging de gelopen route vastlegt. Daarmee kunnen wij aantonen dat een gebied volledig en op tijd is bedekt, kunnen wij ingrijpen als een bezorging uitloopt, en kan een vervanger zien welke adressen al zijn gedaan.

Wij leggen alleen vast tijdens een lopende bezorging, niet daarbuiten, en gebruiken het niet om individuele medewerkers te beoordelen. Wat wij precies vastleggen, wie het kan inzien en hoe lang het blijft staan, staat in ons privacyreglement voor medewerkers; iedere bezorger krijgt dat bij de start.

Je hebt op grond van de AVG een aantal rechten:

• recht op inzage in jouw persoonsgegevens (art. 15 AVG);
• recht op rectificatie (art. 16 AVG);
• recht op gegevenswissing, ‘het recht om vergeten te worden’ (art. 17 AVG);
• recht op beperking van de verwerking (art. 18 AVG);
• recht op overdracht / dataportabiliteit (art. 20 AVG);
• recht op bezwaar tegen (verdere) verwerking (art. 21 AVG);
• recht om gegeven toestemming weer in te trekken, als een verwerking daarop steunt (art. 7 AVG).

Stuur je verzoek naar privacy@bewonersbrief.nl. Wij reageren binnen één maand; is je verzoek ingewikkeld, dan kunnen wij die termijn met twee maanden verlengen en laten wij je dat binnen de eerste maand weten. Om te voorkomen dat wij gegevens aan de verkeerde persoon geven, kunnen wij je vragen je verzoek te sturen vanaf het e-mailadres dat bij ons bekend is of op een andere manier aannemelijk te maken dat jij het bent. Wij vragen nooit om een kopie van je identiteitsbewijs per e-mail.

Gaat je verzoek over gegevens waarvoor wij verwerker zijn, bijvoorbeeld een brief die je hebt ontvangen, dan sturen wij je verzoek door naar de opdrachtgever, of verwijzen wij je naar de afzender op de brief. Je hebt altijd het recht een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens via autoriteitpersoonsgegevens.nl.

Wij nemen de bescherming van persoonsgegevens serieus. Onder meer:

• al het verkeer met het platform en de app loopt over een versleutelde verbinding;
• toegang is gebonden aan een rol: een bezorger ziet zijn eigen opdrachten, een klant alleen die van zijn eigen organisatie;
• wachtwoorden bewaren wij versleuteld en niet leesbaar, en op inloggen zit een begrenzing tegen het geautomatiseerd raden ervan;
• geüploade bestanden zoals brieven en inkoopbonnen zijn niet openbaar en alleen te openen via een tijdelijke, persoonlijke link;
• wij maken back-ups en houden bij wie welke handeling op een opdracht heeft verricht;
• medewerkers en inhuurkrachten zijn gebonden aan geheimhouding en krijgen alleen toegang tot wat zij nodig hebben.

Gaat er onverhoopt iets mis met persoonsgegevens, dan onderzoeken wij direct wat er is gebeurd en beperken wij de gevolgen. Wij melden een datalek binnen 72 uur bij de Autoriteit Persoonsgegevens, tenzij het onwaarschijnlijk is dat het lek een risico oplevert voor de rechten en vrijheden van betrokkenen.

Levert het lek waarschijnlijk een hoog risico op voor jou persoonlijk, dan informeren wij ook jou, zo snel als mogelijk, over wat er is gebeurd, wat de gevolgen kunnen zijn en wat wij eraan doen. Betreft het gegevens waarvoor wij verwerker zijn, dan melden wij het onverwijld bij de opdrachtgever; die doet dan de melding.

Wij plaatsen alleen wat nodig is om de site te laten werken: een sessiecookie om je ingelogd te houden, een cookie tegen formuliermisbruik, en, als je dat zelf aanvinkt, een cookie voor "onthoud mij". Daarvoor hoeven wij geen toestemming te vragen, en daarom zie je bij ons geen cookiebanner.

Wij gebruiken geen advertentiecookies, geen Google Analytics en geen meetscripts van derden. Hoeveel mensen onze site bezoeken tellen wij op onze eigen server, zonder cookie: van je IP-adres en browser maken wij een onleesbare code met een sleutel die elke dag verandert, en die code verdwijnt na dertig dagen.

Open je een kaart in de besteltool, dan maakt je browser verbinding met OpenStreetMap en Google Maps. Wat er precies gebeurt en welke cookies er zijn, staat in onze cookieverklaring.

Verandert onze dienst, dan verandert deze verklaring mee. De datum van de laatste wijziging staat bovenaan deze pagina. Gaat het om een ingrijpende wijziging, dan laten wij dat weten aan de klanten van wie wij een e-mailadres hebben.

Vragen of klachten over het gebruik van je persoonsgegevens of over deze verklaring? Mail privacy@bewonersbrief.nl of bel 085 303 52 99.