Privacyreglement medewerkers

Werk je bij ons als bezorger, captain of kantoormedewerker, dan verwerken wij gegevens over jou. Dit reglement legt uit welke dat zijn, waarom wij ze nodig hebben, wie ze kan inzien en hoe lang ze blijven staan. Het geldt naast je arbeidsovereenkomst of opdrachtovereenkomst.

Het belangrijkste onderwerp is de locatieregistratie in de bezorgapp. Daar zijn wij open over, omdat het gaat over waar je op een werkdag bent geweest.

• de opdrachten die aan jou zijn toegewezen, met het gebied en de adressen;
• wanneer je een bezorging start, pauzeert, hervat en afrondt;
• de gelopen route: coördinaten met een tijdstip, terwijl een bezorging loopt;
• de afgelegde afstand en de tijd die je actief bezig bent geweest;
• de foto’s van het drukwerk die je vóór de start maakt;
• meldingen die je doorgeeft, bijvoorbeeld dat een brievenbus niet bereikbaar is.

Buiten een lopende bezorging legt de app geen locatie vast. Zet je de bezorging op pauze of rond je hem af, dan stopt de registratie. Er is geen registratie in je vrije tijd, op weg naar huis of tijdens verlof.

• Aantonen dat een gebied volledig en op tijd is bezorgd. Onze opdrachtgevers, waaronder gemeenten, eisen dat contractueel en rekenen ons erop af;
• Ingrijpen als een bezorging uitloopt, zodat wij extra mensen kunnen inzetten voordat de termijn in gevaar komt;
• Een bezorging kunnen overnemen als iemand uitvalt: de vervanger ziet welke adressen al gedaan zijn en hoeft niet opnieuw te beginnen;
• Een klacht over een gemiste bezorging kunnen onderzoeken, in jouw voordeel of in dat van de klant.

De grondslag is ons gerechtvaardigd belang bij een controleerbare uitvoering, en voor een deel van onze opdrachten een verplichting uit het contract met de opdrachtgever. Wij hebben afgewogen of het minder kan: registreren buiten werktijd doen wij niet, en wij bewaren niet meer dan de route van de bezorging zelf.

• Niet om jou als persoon te beoordelen of te vergelijken met collega’s;
• Niet om je snelheid tot achter de komma af te rekenen;
• Niet om te kijken waar je bent buiten een lopende bezorging;
• Niet voor iets anders dan de doelen in hoofdstuk 3, tenzij wij je dat vooraf vertellen.

Zien wij in de gegevens iets dat vragen oproept, dan bespreken wij dat met je. Wij trekken geen conclusies uit een kaartje zonder je verhaal erbij.

• de operationeel manager en zijn vervanger, voor het aansturen van de bezorging;
• de captain van jouw opdracht, voor de voortgang van het team op dat moment;
• de directie, bij een klacht of een onderzoek;
• de opdrachtgever van de betreffende bezorging, in de vorm van de gereedmelding met de route van die opdracht, zonder jouw naam eraan gekoppeld.

De gelopen route bewaren wij zeven jaar na de bezorging; daarna verwijdert het platform die automatisch. Zeven jaar is de termijn die wij ook voor onze administratie aanhouden, omdat een opdracht en zijn verantwoording bij elkaar horen.

Ga je bij ons weg, dan blijven je naam en de opdrachten die je hebt uitgevoerd staan zolang die termijn loopt; je inloggegevens en toegang tot de app vervallen direct.

Je hebt dezelfde rechten als iedereen van wie wij gegevens verwerken: inzage, rectificatie, verwijdering, beperking, overdracht en bezwaar.

Wil je zien wat er over jou is vastgelegd, dan laten wij het je zien. Vraag het aan via privacy@bewonersbrief.nl. Wij reageren binnen één maand. Maak je bezwaar tegen de locatieregistratie, dan wegen wij jouw belang opnieuw af tegen het onze en laten wij schriftelijk weten wat daar uitkomt.

Kom je er met ons niet uit, dan kun je een klacht indienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens via autoriteitpersoonsgegevens.nl.

Vraag het je leidinggevende, of mail privacy@bewonersbrief.nl. Liever iemand spreken? Bel 085 303 52 99.